CU PRIVIRE LA PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
DE CĂTRE CONTAPENET PROFIEXPERT SRL
A. Definitii
Termenii de mai jos au urmatoarele sensuri:
„Legea aplicabila” inseamna orice alte acte normative emise in Romania, in vigoare in prezent sau care vor deveni aplicabile in viitor, pe durata de aplicare a prezentului Acord si Regulamentul (EU) 2016/679 al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE;
“GDPR” inseamna Regulamentul (EU) 2016/679 al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor) care va intra in vigoare la data de 25 Mai 2018 si va inlocui Directiva 95/46/CE;
„Date cu caracter personal” inseamna datele personale conform definitiei din Legea Aplicabila, in speta, toate informatiile referitoare la o persoana fizica identificata sau identificabila (“Persoana vizata”), apartinand angajatilor Beneficiarului, clientilor si furnizorilor Beneficiarului; prin persoana identificabila se intelege persoana care poate fi identificata, direct sau indirect, in special prin referire la un numar de identificare sau la unul sau mai multi factori specifici identitatii fizice, psihologice, mentale, economice, culturale sau sociale a persoanei in cauza, si orice alta definitie echivalenta din Legea Aplicabila;
„Persoane vizate” vor avea înțelesul mentionat în Legea aplicabila;
„Autoritatea de supraveghere” inseamna organul de supraveghere competent care are ca atributii verificarea asigurarii protectiei vietii private si a datelor cu caracter personal, cu jurisdictie asupra Partilor;
„Proces, Prelucrare sau Prelucrat” inseamna “proces”, “prelucrare” si “prelucrat”, in sensul definitiilor din Legea aplicabila (in prezent, orice operatie sau set de operatii executata(e) pe datele personale, prin mijloace automatizate sau in alt fel, incluzand culegerea, inregistrarea, organizarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, dezvaluirea, furnizarea, alinierea, combinarea, blocarea si distrugerea datelor personale) si orice alte definitii echivalente din Legea aplicabila;
„Servicii” inseamna serviciile prestate de Furnizor, in baza Contractului semnat cu Beneficiarul si a caror executare ar putea implica prelucrarea de date cu caracter personal;
„Cerinte de securitate” inseamna masurile de siguranta speciale impuse de Legea aplicabila.
„Încălcarea securitate date cu caracter personal” înseamnă o încălcare / un incident in securitatea Serviciilor care duc la distrugerea, pierderea, modificarea, dezvăluirea neautorizată sau accesul neautorizat al Datelor cu caracter personal.
Societatea CONTAPENET PROFIEXPERT S.R.L., este o societate de expertiză contabilă, cu sediul social ȋn București, Sector 3, Aleea Barajul Sadului nr.3-5, camera 1, bl. N12-13, sc. A , ap.45, tel: 0745.158338, contapenet@gmail.com, Cod Unic de Înregistrare 37056450, înregistrata la Oficiul Naţional al Registrului Comerțului cu numărul J40/1671/2017, înregistrată în Tabloul Corpului Experţilor Contabili şi Contabililor Autorizaţi din România, având autorizaţia de funcţionare nr. 0012132.
B . Explicatii notă de informare
Aceasta notă de informare explică modul în care are loc prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal de către societatea CONTAPENET PROFIEXPERT S.R.L.,și în care ne asigurăm că datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate responsabil și în conformitate cu legislația privind protecția datelor cu caracter personal care este aplicabilă.
Pentru scopurile acestei note de informare, CONTAPENET PROFIEXPERT S.R.L. este operator de date cu caracter personal.
Puteți găsi mai sus informații cu privire la identitatea și datele noastre de contact.
CONTAPENET PROFIEXPERT S.R.L., și partenerii noștri avem respect față de datele dumneavoastră. Conformarea cu legislația privind protecția datelor cu caracter personal și bunele practici în domeniu, precum și asigurarea unui climat de transparență, siguranță și încredere pentru clientii noștri este o prioritate pentru noi, pentru care angajații, colaboratorii, partenerii și conducerea noastră își declară în mod ferm susținerea.
Această notă conţine informaţii importante. Aşadar, vă încurajăm să acordaţi timpul necesar pentru a o citi în întregime şi cu atenţie şi să vă asiguraţi că o înţelegeţi pe deplin. Nu ezitaţi să ne comunicaţi orice nelămuriri aţi avea. Dorim să fie clar pentru dumneavoastră cum folosim datele dumneavoastră şi modul în care le protejăm.
Conţinutul acestei note de informare este pur informativ şi nu afectează drepturile pe care vi le oferă legislaţia.
Vom face tot posibilul pentru a vă facilita exercitarea acestora.
Vă mulţumim pentru încrederea acordată serviciilor noastre şi modului în care lucrăm cu datele dumneavoastră.
2. Cine suntem noi
CONTAPENET PROFIEXPERT S.R.L. este o societate de contabilitate, autorizata CECCAR, ai carui angajati sunt membrii CECCAR, CAFR, CCF.
Dacă aveţi orice comentarii, sugestii, întrebări sau preocupări cu privire la orice informaţii din această notă sau cu privire la orice alte aspecte referitoare la prelucrarea datelor dumneavoastră pe care o realizăm, vă rugăm să nu ezitaţi să contactaţi oricând responsabilul nostru cu protecţia datelor.
Întreaga noastră echipă va depune toate eforturile rezonabile pentru a ne asigura că vă răspundem cât mai rapid şi complet.
Datele noastre de contact sunt:
Sediul : București, Sector 3, Aleea Barajul Sadului nr.3-5, camera 1, bl. N12-13, sc. A , ap.45
Număr de telefon: 0745.15.8338 (disponibil între orele 9 și 17 luni – vineri)
Adresă de email: contapenet@gmail.com
3. Ce date personale prelucrăm
Datele cu caracter personal referitoare la dumneavoastră pe care le vom prelucra sunt datele obținute direct de la dumneavoastră sau rezultate în urma prestării serviciilor și includ următoarele categorii de date:
Detalii personale, cum ar fi: nume; prenume; sex; data naşterii/ vârsta; cetăţenie; cod numeric personal (CNP); restul informațiilor din actul dumneavoastră de identitate (inclusiv data emiterii, data expirării actului, locul naşterii).
Detalii de contact, cum ar fi: adresă de domiciliu/ reşedinţă; număr de telefon mobil/fix; număr de fax; adresă de email.
Detalii de plată, cum ar fi: adresă de facturare; numărul contului bancar sau al cardului bancar/ cod IBAN; numele şi prenumele titularului contului bancar sau al cardului bancar (poate fi altul decât dumneavoastră daca altcineva a efectuat plata unei facturi in numele si pentru dumneavoastra); data de la care cardul bancar este valabil; data expirării cardului bancar.
Detalii profesionale, cum ar fi: angajator; poziţie; marca sau CNP si adresa angajat; număr legitimaţie.
Date referitoare la achiziții și interacțiunea cu noi, cum ar fi: evidențe ale interacţiunilor dumneavoastră cu noi; detalii referitoare la istoricul achiziţiilor dumneavoastră de la noi.
Date de localizare, cum ar fi: locul sau zona în care vă aflaţi sau v-aţi aflat într-un anumit interval de timp (dacă utilizaţi aplicaţiile noastre cu opţiuni de localizare şi aveţi activate aceste opţiuni).
Vom respecta însă cu strictețe obligația de păstrare a secretului profesional pe care o avem față de dumneavoastră și nu vom informa aceste persoane despre această procesare pentru a respecta obligația noastră de secret profesional față de dumneavoastră.
4. Sursa din care primim datele dumneavoastră
Cele mai multe informatii le avem insa de la dumneavoastra atunci cand semnati un contract de prestari servicii.
Pentru aceasta desfasuram in mod continuu o companie de strangere si actualizare a datelor dumneavoastra.
5. Temeiurile pe baza cărora prelucrăm datele dumneavoastră
Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal, pentru a putea încheia un contract cu dumneavoastră, la cererea dumneavoastră, sau pentru a executa un contract încheiat cu dumneavoastră (prin care ne obligăm să vă prestăm serviicile noastre).
Putem prelucra datele dumneavoastră pentru îndeplinirea obligaţiilor noastre de arhivare, a obligaţiilor de a comunica unor autorităţi publice, la cerere, anumite informaţii sau a altor obligaţii legale.
6. Scopurile pentru care prelucrăm date cu caracter personal referitoare la dumneavoastră
Scopurile pentru care prelucrăm date cu caracter personal referitoare la dumneavoastră sunt următoarele:
Prestarea de servicii contabile, fiscale, de audit către dumneavoastră. Prestarea serviciilor contabile, fiscale sau de audit, inclusiv oferirea de servicii promoţionale sau informatii despre promotiile noastre; comunicarea cu dumneavoastră cu privire la servicii; activarea sau particularizarea abonamentelor dumneavoastră la serviciile noastre;
Comunicări de marketing. Comunicarea cu dumneavoastră prin orice mijloace (de exemplu, email, telefon mobil sau fix, mesaje telefonice (SMS-uri), poştă, mesaje transmise pe platformele de socializare sau în persoană) noutăţi privind serviciile disponibile in CONTAPENET PROFIEXPERT S.R.L., abonare la newsletter sau furnizarea alte informaţii care v-ar putea interesa.
Gestionarea sistemelor noastre de comunicaţii şi IT (tehnologia informaţiei). Gestionarea sistemelor noastre de comunicaţii; gestionarea securităţii noastre IT; realizarea auditurilor de securitate asupra reţelelor noastre IT, emiterea de rapoarte catre institutiile abilitate sau repararea unor erori de sistem.
Îndeplinirea obligaţiilor noastre legale. Îndeplinirea obligaţiilor noastre legale cu privire la arhivare, securitate, ţinerea evidenţelor și a altor obligații pe care legislația ni le impune.
Gestiunea financiară. Eliberarea bonurilor, a facturilor şi a chitanţelor către dumneavoastră; primirea plăţilor de la dumneavoastră inclusiv inregistrarea platilor efectuata de alta persoana in numele dumneavoastra; recuperarea debitelor de la dumneavostră (inclusiv prin intermediul companiilor specializate în recuperarea de creanţe – detalii mai jos, la secţiunea referitoare la transmiterea datelor cu privire la dumneavostră); restituirea unor sume de bani către dumneavoastră; transmiterea de notificări; trimiterea în instanţă; elaborarea de rapoarte financiare/ operaţionale, a rapoartelor de activitate şi emiterea situaţiilor financiare/ cu privire la contracte.
Soluţionarea disputelor. Formularea de cereri şi de apărări înaintea autorităţilor publice şi a altor entităţi care soluţionează dispute.
Sondaje: Realizarea de sondaje şi adresarea de întrebări către dumneavoastră cu scopul de a obţine opinia dumneavoastră cu privire la serviciile noastre.
Îmbunătăţirea produselor şi a serviciilor. Identificarea potenţialelor probleme cu privire la serviciile noastre existente în vedere îmbunătățirii acestora (inclusiv prin realizarea de audituri); testarea îmbunătăţirilor realizate asupra serviciilor noastre sau a noilor noastre servicii; soluţionarea sesizărilor dumneavoastră.
7. Cui vom divulga datele dumneavoastră
Ca regulă, nu divulgăm datele dumneavoastră către alte companii, organizaţii sau persoane din orice ţară (inclusiv România).
Încercăm însă să fim cât de transparenți și specifici cu putință, iar în continuare vom prezenta categoriile de astfel de destinatari:
Angajatorul dumneavoastră – în legătură cu evaluarea capacității dumneavoastră de muncă pentru scopuri numai in limita informatiilor stabilite prin dispozitiilor legale.
Autorități publice din orice domeniu, din România (ANAF, ITM, etc…) sau din străinătate la cererea acestora sau din inițiativa noastră, în acord cu legislația aplicabilă.
Auditori, avocați și alți consultanți profesionali externi ai noștri din România sau din străinătate – aceștia vor fi obligați printr-o lege sau prin contractul încheiat cu noi sau cu altă companie din grupul nostru să păstreze confidențialitatea datelor dumneavoastră.
Persoane fizice sau juridice care acționează ca persoane împuternicite pentru CONTAPENET PROFIEXPERT S.R.L., în diverse domenii (de exemplu, servicii de plată, servicii de arhivare sau distrugere de documente etc.) de oriunde din lume, pe care îi vom obliga însă să respecte cerințele legislației care vă protejează drepturile – aceștia prestează anumite servicii pentru noi.
Atunci când folosim o persoană fizică sau juridică drept persoană împuternicită pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, ne vom asigura că aceasta a încheiat un act scris cu noi prin care își asumă, printre alte obligații pe care legislația protecției datelor cu caracter personal le prevede, obligațiile de a (i) prelucra datele cu caracter personal numai potrivit instrucțiunilor noastre scrise pe care i le-am furnizat în prealabil și de a (ii) implementa efectiv măsuri pentru protejarea confidențialității și asigurarea securității datelor cu caracter personal. Ne vom asigura, de asemenea, că actul scris dintre noi și persoana împuternicită prevede pentru aceasta cel puțin toate celelalte obligații pe care le prevede legislația aplicabilă cu privire la protecția datelor cu caracter personal.
8. Cui și în ce condiții vom transfera datele dumneavoastră către o țară terță sau organizație internațională
În acest moment nu transferăm și nu intenționăm să transferăm datele dumneavoastră cu caracter personal sau o parte dintre aceastea către alte companii, organizaţii sau persoane din state terţe sau către organizaţii internaţionale.
9. Cât timp vom stoca datele dumneavoastră
Vom stoca datele dumneavoastră pentru o perioadă cuprinsa intre 6 luni si 10 ani Pentru stocarea datelor dumneavoastră (în format electronic), folosim serverele proprii sau ale altor companii specializate in arhivarea electronica.
10. Securitatea datelor dumneavoastră
Lucrăm din greu pentru a proteja clienții noștri, alte persoane ale căror date le prelucrăm şi pe noi înşine de accesul neautorizat şi de modificarea, divulgarea sau distrugerea neautorizata ale datelor pe care le prelucrăm.
În special, am implementat următoarele măsuri tehnice și organizatorice de asigurare a securității datelor cu caracter personal:
Politici dedicate. Adoptăm și ne revizuim practicile și politicile de prelucrare a datelor clienților noștri și ale altor persoane, inclusiv măsurile fizice și electronice de securitate, pentru a ne proteja sistemele de acces neautorizat și alte posibile amenințări la securitatea acestora. Verificăm constant modul în care aplicăm propriile politici de protecţie a datelor cu caracter personal şi în care respectăm legislaţia protecţiei datelor.
Minimizarea datelor. Ne-am asigurat că datele dumneavoastră cu caracter personal pe care le prelucrăm sunt limitate la cele care sunt necesare, adecvate și relevante pentru scopurile declarate în această notă.
Back-up-uri. Lucrăm din greu pentru a proteja sistemele noastre de acces sau modificarea neautorizată sau accidentală ale datelor dumneavoastră și de alte posibile amenințări la adresa securității acestora. Din acest motiv, după ce ștergeți informații din conturile dumneavoastră, este posibil să nu ștergem imediat copiile pe care le-am creat sau back-up-urile pe care le-am realizat. Realizăm arhive (back-up-uri) lunare, pe care le păstrăm securizat pentru minimum șase (6) luni. Toate echipamentele tehnice pe care le folosim pentru prelucrarea datelor dumneavoastră sunt securizate și actualizate pentru a proteja datele.
Asigurarea exactității datelor dumneavoastră. Este posibil ca din când în când să vă rugăm să confirmaţi exactitatea si/sau actualitatea datelor cu caracter personal cu privire la dumneavoastră pe care le prelucrăm.
Instruirea personalului. Ne instruim și testăm constant angajații și colaboratorii cu privire la legislația și cele mai bune practici în domeniul prelucrării datelor cu caracter personal.
Anonimizarea datelor. Acolo unde este posibil și adecvat activității noastre, anonimizăm / pseusoanonimizam datele cu caracter personal pe care le prelucrăm, astfel încât să nu mai putem identifica persoanele la care acestea se referă.
Controlul furnizorilor noştri de servicii. Introducem în contractele cu cei care prelucrează pentru noi (persoane împuternicite) sau împreună cu noi (alţi operatori – operatori asociaţi) clauze pentru asigurarea protecţiei datelor pe care le prelucrăm; această protecţie merge cel puţin până la minimul impus de legislaţie.
CONTAPENET PROFIEXPERT S.R.L. nu poate garanta lipsa oricărei încălcări de securitate sau imposibilitatea de penetrare a sistemelor de securitate. În cazul nefericit și puțin probabil în care o astfel de încălcare va surveni, vom urma procedurile legale pentru limitarea efectelor și informarea persoanelor vizate.
11. Care sunt drepturile dumneavoastră și cum le puteți exercita
Pe scurt, drepturile dumneavoastră sunt următoarele:
Dreptul de acces la date. Aveţi dreptul de a obţine accesul la datele dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm sau la copii ale acestora; aveţi, de asemenea, dreptul de a obţine de la noi informaţii cu privire la natura, prelucrarea şi divulgarea acestor date.
Dreptul la rectificarea datelor. Aveţi dreptul de a obţine rectificarea inexactităţilor datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm.
Dreptul la ştergerea datelor(„dreptul de a fi uitat”). Aveţi dreptul de a obţine de la noi ştergerea datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm.
Dreptul la restricţionarea prelucrării datelor. Aveţi dreptul de a restricţiona prelucrarea datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm.
Dreptul de a obiecta. Aveţi dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor dumneavoastră de către noi sau în numele nostru.
Dreptul la portabilitatea datelor. Aveţi dreptul de a obţine transferul către un alt operator al datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm.
Dreptul la retragerea consimţământului. În situaţiile în care prelucrăm datele dumneavoastră în temeiul consimţământului dumneavoastră, aveţi dreptul de a vă retrage consimţământul; puteți face aceasta în orice moment, cel puţin la fel de uşor cum ne-aţi acordat iniţial consimţământul; retragerea consimțământului nu va afecta legalitatea prelucrării datelor dumneavoastră pe care am realizat-o înainte de retragere.
Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere. Aveţi dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere a prelucrării datelor cu caracter personal cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră de către noi sau în numele nostru.
12. Cum vă puteți exercita drepturile
Pentru a exercita unul sau mai multe dintre aceste drepturi (inclusiv dreptul de a vă retrage consimțământul, atunci când vă prelucrăm datele pe baza acestuia) sau pentru a adresa orice întrebare despre oricare dintre aceste drepturi sau orice prevedere din această notă de informare sau despre oricare alte aspecte ale prelucrării datelor dumneavoastră de către noi, vă rugăm să folosiţi oricând adresa de e-mail contapenet@gmail.com.